Pour que le Mode projet ne retombe pas sur les seules épaules des chefs de projet, voici quelques suggestions pour vous cadres supérieurs et dirigeants. Si vous êtes toujours sur le pont.
Pour faire vivre le management de votre organisation en mode projet, à mon avis, le premier point est de repeser les niveaux de priorité des projets. Le Codir ou le Copil peut le faire à distance et assez rapidement.
Ce qui suit vaut pour les projets du plus haut niveau de priorité qui doivent absolument continuer d’avancer, accélérer ou démarrer.
Vérifiez le bon emploi de vos règles et outils de travail à distance par les chefs de projet (CPr). Qui sont censés avoir apprécié les possibilités d’implication des acteurs de leurs projets.
Les commandes, cahiers des charges, objectifs de ces projets requièrent un examen. Si des ajustements s’avèrent nécessaires, ne surtout pas laisser les CPr décider cela tout seuls, dans leur coin. Si les CPr réalisent des investigations, c’est bien au commanditaire de diriger la manœuvre. Puis entendez-vous sur des objectifs à fin avril, fin mai, fin juin.
Un petit sondage téléphonique (pas électronique !) permet d’apprécier personnellement les possibilités matérielles et émotionnelles des CPr dans l’exercice actuel de leur rôle. Et de leur garantir votre soutien pour maintenir un certain dynamisme. Comme tout le monde, ils auront des coups de pompe, donc les projets aussi.
Faites-les s’exprimer plutôt que l’inverse : Ils prendront du recul. Du relief apparaitra pour qu’ils se concentrent sur l’essentiel.
L’exercice de toutes les délégations de responsabilité est bouleversé. Ainsi que les capacités d’autonomie. Attirez l’attention des CPr sur ce point, ne les laissez pas sombrer dans un excès (micromanagement) ou un autre, sinon les projets vont le payer cher.
Adaptez les modalités de pilotage des projets à votre niveau et à celui du Codir ou Copil. Afin que vous remontent régulièrement la visibilité simplifiée, nécessaire et suffisante sur le déroulement réel des projets et les priorités de décision.
La gestion de la charge et ses arbitrages pourraient vite devenir très compliqués. En effet, le « disponible », auquel on rapporte les « besoins » établis par les CPr, varie désormais selon les situations des individus. D’autant qu’en ce moment la charge subjective peut s’avérer bien différente de la charge prescrite.
Un nouveau processus peut aussi devoir être dessiné pour la validation à vos niveaux des livrables intermédiaires majeurs des projets.
Pour maintenir l’engagement professionnel de vos personnels habitués à des opérations plus physiques, vous pouvez les inscrire dans de « petits modes projets », en les faisant s’impliquer dans des groupes de travail existant sur des projets ou leur confiant des tâches transversales dont les résultats alimenteront le mode projet de l’organisation.
Idem pour d’autres personnes pas directement actives sur des projets mais importantes pour le mode projet de votre entreprise.
Globalement, échangez fréquemment entre vous membres du Codir ou Copil pour partager vos impressions, vos visions et ajuster vos actions.
A la sortie du confinement, il vaudra mieux ne pas faire comme si rien ne s’était passé.
Vous envisagez déjà avec raison de lancer un vrai projet d’équipement et d’utilisation d’outils de collaboration à distance. Ça évitera de galérer autant la prochaine fois et ça améliorera le déroulement de vos projets dans tous les cas.
Ce sera aussi une occasion unique car indiscutable de prendre le temps d’évaluer le Mode projet de l’entreprise : Dans quel état est-il après tout ça ? Comment améliorer son efficacité ? Sa résilience pour traverser de futures tempêtes ? Je vous propose un pari : Donnez-vous l’obligation de simplifier ses processus, ses outils…
Ces dures semaines auront certainement modifié votre appréciation des capacités respectives de vos CPr en matière d’une part d’autonomie et de prise de responsabilité, d’autre part de management transversal, de mobilisation non-hiérarchique. Il faudra partager le diagnostic et en tirer les leçons avec chacun d’eux, au sein du Codir ou Copil et peut-être avec la DRH.
Pour vous-même et votre entourage, des visions, des représentations pourront avoir changé, du monde, de l’entreprise, du travail, des collègues, des projets… Discutez, faites-les émerger. Si cela aboutit à une nouvelle stratégie, poursuivez l’analyse jusqu’aux conséquences pour le management en Mode projet de votre organisation.
N’oublions pas : Le patron – la patronne, à chaque niveau, donne le ton. En particulier sur la motivation, la transversalité, la coopération. Même à distance.
